生成AI×スカウト作成で採用業務の生産性を3倍にする方法

採用サイト制作や採用戦略の構築などを中心に採用支援を行う株式会社Miuit（ミウイット）です。

本記事では、生成AIを活用したスカウトメッセージ作成の具体的な方法、そのメリット、よくある質問への回答、そして実際のテンプレート作成と運用方法までを詳しく解説していきます。特に、プロンプト（AIへの指示）の作り方や、採用要件の設定など、実践的な内容を中心に据えています。

実際に、弊社のご支援先では生成AIの活用により、スカウト作成時間が従来の1/3に短縮され、さらに返信率も大幅に向上するという成果を上げています。これらのノウハウを活用することで、皆さんの採用活動が効率的かつ効果的になることを期待しています。

ここで強調しておきたいのは、私たちの意図が単に「AIを使って楽に大量にメッセージを送ろう」というものではないということです。むしろ、生成AIを戦略的に活用することで業務効率化を図り、その結果として他の重要度の高い業務により多くの時間と労力を割くことができるようになることを目指しています。

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生成 AI の精度

早速ですが、以下の2つのスカウトメッセージのうち、どちらが生成AIで作成されたものだと思いますか？

答え：実は、どちらも生成AIで作成されたスカウトメールです。

これらは、テンプレートを元に一度の指示で出力された回答です。どちらもパーソナライズされており、人間が書いたものかAIが書いたものか、判別しづらいと思います。

生成AIを活用してスカウトメッセージを作成するには、優れたプロンプト（AIへの指示文）のテンプレートを作成し、それを効果的に運用することが重要です。このテンプレート作りが、スカウトの質を大きく左右します。本記事では、以下の2点について詳しく解説していきます。

1. プロンプトのテンプレートの作り方
2. テンプレートの運用方法

これらの要素を理解し、実践することで、高品質なスカウトメッセージを効率的に作成できるようになります。

プロンプトのテンプレートの作り方

テンプレートの必須情報

効果的なスカウトメッセージを生成AIで作成するには、以下の情報をテンプレートに含める必要があります。

• ロール（役割）
• スカウトメールの構成
• 注意事項
• 募集職種
• 自社の情報（基本情報、事業内容、企業理念、従業員数、その他）
• 採用要件（ターゲット、ターゲットの悩み、入社メリット、裏付けできる証拠）

それでは、各項目について詳しく見ていきましょう。

ロール（役割）

プロンプトの最初にロール設定をすることで、ChatGPT等の回答の質が向上します。以下の文言をそのまま使用することをおすすめします。

あなたは優秀な採用担当者です。以下の情報をもとに求職者にとって魅力的なスカウトメールを作成してください。

スカウトメールの構成

スカウトメールの出力形式を指定します。ChatGPT等は「敬語にしてください」「小学生にも分かりやすい説明をしてください」のように出力形式を指定できます。これまでのスカウトで返答の良かった内容はどんな内容だったかを箇条書きで書いてください。以下の構成例を参考にしてください。
※ 「##スカウトメールの構成」 という部分も記載してください。ハッシュダクを入れるとAIが見出しであると認識しやすくなります。

## スカウトメールの構成
<構成案>
・まず求職者のどこに惹かれたのかを採用要件と比較しながら150字〜250字で記載してください。
・次に自社の特徴を定量的な情報を入れながら箇条書きで3つ書いてください。求職者の情報をもとに最適な3つを選んでください。
・自社の事業概要を200字〜300字で記載してください。
・最後に詳細は採用ページにあるのでそちらに誘導するようにしてください。 （URL：https://www.〇〇.com/）

注意事項

スカウトメールの構成では記載できない細かい指定は注意条項として扱いましょう。以下を参考にしてください。

## 注意事項
・求職者ののプロフィールをみて親和性を感じたから送ったように感じてもらえるようにしてください。
・JTF日本語標準スタイルガイドに従ってください。
・役職者である〇〇専務からのオファーということを伝えてください。
・明確な評価ポイントを伝えてください。
・名前が不明な場合は、〇〇さんと入れてください。メッセージの中でもあなたではなく、名前を入れるようにしてください。不明な場合は〇〇さんとしてください。

募集職種

募集職種を書きます。以下を参考にしてください。大きく職種が異なる場合は、それぞれ分けてテンプレートを用意しておきましょう。

土木施工管理、建築施工管理　土木建設現場作業

自社の情報

基本情報、事業内容、企業理念、従業員数など自社の情報を書いてください。先頭に「### 」を入れるとAIが自社の情報の下の階層の見出しだと認識しやすくなります。AI は情報が多ければ多いほど、回答の精度が上がるのでできるだけ多く情報を書きましょう。以下を参考にしてください。

### 基本情報
会社名: 〇〇〇〇
所在地: 〒〇〇〇〇 〇〇県〇〇〇〇市〇〇1-1-1
設立: 昭和〇〇年〇月 (〇〇〇〇年)
### 事業内容
株式会社〇〇〇〇は〇〇〇〇を営んでいます。
主な事業内容は以下の通りです:
・土木工事 (道路、堤防など)
・建築工事 (工場、商業施設、住宅など)
・その他許可業種: 大工、左官、とび土工、石、屋根、タイル、鋼構造物、鉄筋、舗装、しゅんせつ、板金、ガラス、塗装、防水、内装、熱絶縁、建具、水道施設、解体
### 企業理念
「〇〇〇〇」ことをモットーとしています。また、〇〇〇〇の教訓を活かし〇〇〇〇に力を入れています。
### ミッション
〇〇〇〇
### ビジョン
〇〇〇〇
### バリュー
〇〇〇〇
### 従業員数
企業全体で〇〇人。
### その他
・取引先: 〇〇〇〇、〇〇〇〇、〇〇〇〇
・加入団体: 〇〇〇〇

採用要件

採用要件がテンプレートを作る上で最も重要です。生成されたスカウト文の内容が会社ごとに違うのはこの採用要件が違うからです。採用要件がない場合は、以下を元に作成しましょう。また、既に採用要件がある企業も以下の解像度まで落とし込みをしてみてください。
ミウイットでは、採用に関する30分の無料壁打ち（相談会）を行なっていますので、採用要件がうまく作れないという方は、お問い合わせからご連絡ください。採用要件は以下を参考にしてください。

## 採用要件
### ターゲットは誰か？（スキル、経験、価値観、行動）
・工科系の学校、専門学校卒
・コミュニーケーションが取れる人
・自分で考えて動ける人←下請けの職人をコントロールする必要があるから。信用力が重要。
・リーダータイプ（どんどん引っ張っていく、意見を言う）
・こまめに連絡できる人
・調整力がある
### ターゲットの悩んでいることや期待していること。
・10名-20名の新卒採用の大手に入ると、自分のやりたい仕事ができない。 例えば、現場管理をしたいが、その一部分しかできない。←分業が進み過ぎてる スペシャリストにはなれるが、ジェネラリストになれない
・大手だと案件が大きいので県外に缶詰状態になることがある
・休みが少ない
・施工管理として入ったつもりが、現場作業に使いところが多いというギャップがある
### 悩みの解決や期待に応えるような入社メリット（定量的な表現があると良い）
・できなくても全部やってもらう環境がある、最初は1人でできないけど、一通り経験できる。2～3名の少数精鋭チームで現場を運営するため成長は早い。
・2024年4月から年間休日が101日→119日になり、案件と案件の間に1週間程度の休暇を取得できるのでワークライフバランスが整っています。
・オフィスから1分、月1.5万円で住める社宅がある

以上のテンプレートを使用することで、生成AIを活用した効果的なスカウトメッセージの作成が可能になります。テンプレートの質がスカウトの質を左右するため、各項目を丁寧に作成することが重要です。

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テンプレートの運用方法

テンプレートが完成したら、以下の手順で運用を行います。

学生情報を入力

運用方法は簡単で、スカウトを送りたい学生の情報を全てコピーペーストしてください。「## 学生のプロフィール」を文頭に書くのを忘れないようにしてください。

## 学生のプロフィール
生年月日:〇〇〇〇
性別：〇〇〇〇
~~~~~~~~~~~~
自己PR　私の性格を一言で表すと〇〇〇〇〇〇〇〇です。
過去の印象的なエピソード　私はこれまで〇〇〇〇〇〇〇〇。〇〇〇〇〇〇〇〇。
~~~~~~~~~~~~

AIへの指示

作成したテンプレートと学生のプロフィールを、ChatGPT等で送信します。

結果の確認と調整

1. 最初の返答を確認します。
2. 必要に応じて、以下のような具体的な指示で調整を行います。以下はその例です。
   • 「もっと資格取得を評価していることを記載してください」
   • 「キャプテンとして活躍した経験が弊社で活きると思っていると伝えたいです」

繰り返し改善

2〜3回程度のやりとりを行い、スカウトメッセージを洗練させます。

運用のコツ

• 学生のプロフィールは可能な限り詳細に記入しましょう。
• AIの回答に対して具体的な修正指示を出すことで、よりパーソナライズされたメッセージが作成できます。
• 定期的にテンプレート自体の見直しを行い、より効果的なスカウトメッセージの作成を目指しましょう。

この方法を実践することで、効率的かつ質の高いスカウトメッセージを作成することができます。また、この過程で得られた知見を基に、テンプレート自体の改善にも取り組むことをおすすめします。

よくある質問

Q. AI を使ったら他の会社と同じメッセージになりますか？
A. いいえ、なりません。正しいテンプレートを作成すれば、独自性のあるメッセージを生成できます。

Q. 高くないですか？
A. 生成AI のツール（ChatGPT や Claude）のサービス利用料のみなので、月2,000円〜3,000円程度です。ChatGPTの無料版でもできますが、ライティングの質を考えて有料版を使用することをお勧めします。

Q. 求職者ごとにパーソナライズされた文章を作れますか？
A. はい。求職者の記載しているプロフィールをもとにできます。

Q. 生成 AI に会社や学生の情報を入力して、AIの学習の使われないですか？
A. ChatGPTはAIに学習させない設定ができます。Claude は公式が AI の学習に使用しないと公表しています。

スカウトメッセージを生成AIで作るメリット

ChatGPTや Claude のようなチャット系の生成AI（以下ChatGPT等）を用いてスカウトメッセージを作ることで、生産性の向上と質の安定感向上が実現できます。

まず、生産性の向上について見てみましょう。ChatGPT等を活用することでスカウトメッセージは1件あたり1分から3分で作れるようになります。ライティングが得意でない人の場合、通常は10分ほどかかることもあるので、3倍から5倍のスピードアップが可能となります。この時間短縮は、特に大量のスカウトメッセージを送る必要がある場合に大きな利点となります。

次に、質の安定感向上についてですが、これはあまり注目されていないものの、実は大きなメリットです。複数人でチームを組んでスカウトを送る場合、全員がライティング能力が高いというケースはまれでしょう。また、人間は疲れている時にはどうしても文章が雑になってしまうこともあります。しかし、生成AIを使用することで、これらの問題を解決できます。AIは質の標準化ができますし、疲れることもないので、誰がどんな時に書いても一定以上の質を保てるのが大きな利点です。

まとめ

生成AIを活用したスカウトメッセージの作成は、採用活動の効率と質を大きく向上させる可能性を秘めています。これらのメリットを最大限に活かすためには、適切なテンプレートの作成と運用が鍵となります。

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